ダイバーシティ社会化の推進・ライフスタイルの変化にともない、習い事や趣味も多様化しています。最近はK-POPや韓国ドラマがきっかけで韓国語を学び始める人が急増したり、YouTubeの隆盛から動画編集スクールが注目されたりと、新しい習い事を始めることに前向きな人が増加傾向にあります。
近年、生産性向上・仕事の効率化のため、社会のデジタル化は急速に進んでいます。最近は新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークの推進や業務のリモート化が進んだことで、ますますパソコンを使う能力が求められるようになりました。そこで注目されているのがパソコン教室です。基礎的な操作方法からグラフィックデザインやWebプログラミング技術まで学習の幅は広がっており、パソコン教室の需要は高まっています。
情勢の変化によりパソコン教室の需要が高まった一方で、予約・顧客管理、オンライン授業とオフライン授業両方への対応、顧客へのわかりやすい案内など運営者にとって手間が増えたのも事実です。そのような事務作業の手間を減らし、業務を効率化させるには予約システムの導入が必要不可欠です。
そこで本記事では、予約システム業界1位の実績を誇り、教室運営に最適なサービスを提供しているRESERVA（レゼルバ）予約システムを紹介します。
パソコン教室を運営する上での悩み
パソコン教室を運営するうえで、アナログな予約管理を行っているとどのような課題があるか、一般的な意見を集めました。
⒈予約受付・変更対応の負担
電話やメールで予約を受けていると予約受付に人員を割かなくてはなりません。特にメール対応では、顧客の希望日確認から何度もやり取りをしなくてはならず、他の業務にあたる時間が減ってしまったり、顧客にとっても返信が手間だったりと多くの問題があります。また、人手が足りない場合は授業中に電話対応できず、せっかくの予約を取り逃すことになってしまうかもしれません。
⒉スケジュール管理が困難
管理者が手動で予約情報を管理するには限界があり、ダブルブッキングや定員オーバーなどのミスが生じる場合があります。このようなミスは、リピート客や新規を逃すことにつながります。また、管理者は予約情報だけでなく、顧客情報や参加の有無・講習の進度等も管理する必要があり、非常に負担が大きいです。
⒊予約対応時間の制限
電話で予約を受け付けていると、営業時間外や定休日は予約を受け付けることができません。一日のうちで予約対応可能時間も限られているため、メール返信の見逃しや遅延が生じ、顧客からの信頼を失う可能性があります。
⒋費用が高額
パソコン教室を自宅で開く場合でも、パソコンや教材を手配する必要があり初期費用の時点で数百万円かかる場合があります。それに加え、予約受付対応をするスタッフを雇うとなると、安定して経営できるようになるまでは金銭的な負担が非常に大きいです。
パソコン教室運営の悩み解決法
パソコン教室を運営するうえで予約システムのどのような機能が有効なのか、どんな利点があるのか、RESERVAの機能をもとに具体例を挙げながら紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数26万社を超え、予約システムで国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で利用されています。
RESERVAは、アカウント発行から予約システム作成完了まで最短で3分で行えるため、すぐに導入できます。予約受付・顧客管理をはじめとする多くの機能が0円で利用可能なので、教室を開きたてでも気軽に使うことができます。PC、スマホ、タブレット、iPhone、Androidすべてに対応しており、管理画面もシンプルでわかりやすく、かんたんに使えます。
⒈予約サイトからかんたんに予約可能
予約システムを導入すると、顧客はサイトを開くだけで予約可能日・メニューの種類・金額・授業時間を確認できます。予約も画面の指示に従って、予約日選択・個人情報入力を行うだけなので、運営者・顧客ともに予約の手間を減らせます。RESERVAでは残席数を表示することも可能なので、メニューや空き状況に関する問い合わせへの対応時間も少なくなり、授業の準備に割ける時間が増え、より良いサービス提供が実現できます。
また、予約が完了した際には予約確認メール、予約日の前日にはリマインドメールが自動で送信されるため、無断キャンセルを防ぐことも可能です。
⒉予約情報を一括管理
予約システムを導入するとシステム上での管理になるので、手動で予約情報を記録する手間や記入漏れ・確認ミスなどがなくなり、管理者の負担を減らすことができます。RESERVAでは予約が入ると顧客情報が自動生成されるため、個人情報を紙の台帳やExcelで管理する必要がなくなります。
また、管理画面から複数のメニューの予約情報を一括で管理可能なので、多様な講座を開いている運営者も安心して利用できます。
⒊365日24時間予約受付可能
予約システムを導入すると、深夜や定休日などの従業員が対応できない時間帯にも予約を受け付けられるようになります。時間・場所を問わず365日24時間、顧客が興味を持った瞬間に予約可能なので、顧客の増加や売り上げアップが見込まれます。
⒋無料で導入可能
予約サイトの中には無料から利用可能なものが多くあります。予約スタッフを雇用せずとも0円でかんたんに予約を管理できるようになるため、教室を開いたばかりでも負担なく導入できます。
RESERVAは永久無料で豊富な機能を使うことが可能です。予約管理・顧客情報自動登録など基本的な機能はもちろん、外部サイトへの予約カレンダーの埋め込み、予約確認メールの自動返信、オンラインカード決済なども無料で利用することができます。
RESERVA予約システム活用応用編
RESERVAには他にも、パソコン教室の運営に便利な機能が複数あります。それらをうまく使いこなすことで、さらなる顧客数・売り上げアップが実現します。
⒈Zoom連携機能
RESERVAはZoomとの連携が可能です。Zoomミーティングを設定したメニューの対象日程に予約が登録されると、自動的にZoomミーティングが作成され、RESERVA管理画面からZoomミーティングを開始することができます。また、予約完了した時点でオンラインミーティングが自動で作成され、参加する際に必要なURLやパスワードはRESERVAから予約者へメールで自動送信されます。
そのため、運営者がわざわざミーティング作成をしたり、パスワードを送ったりする手間が省けるので、オンライン授業を導入する環境がすぐに整います。オンライン学習は、家から気軽に受講できる点や自分のペースで進められる点が魅力となり新たな学びの形として注目され続けているため、Zoomでの授業は新たな顧客獲得につながる可能性があります。
⒉来店・来場処理機能
来店・来場処理機能は予約状況とは別に、顧客が実際にサービスを受けたかどうかの来店履歴を記録する機能です。この機能では、当日キャンセル・無断キャンセルを把握して対策を講じたり、生徒の出席状況等を予約と別に管理する必要がなくなったりと、顧客の細かい管理を行えるようになります。
⒊シンプルアンケート機能
シンプルアンケート機能は、予約受付時にアンケート項目を設定する機能です。アンケートの内容にも制限がないので、目的に応じて様々なアンケートを設定できます。そのため、顧客の要望や授業の理解度など、サービスを向上するためのヒントを集める場として活用することができます。また、性別や年齢などの項目を設ければ、生徒層の把握ができ、それを踏まえたメニュー展開を行えます。
⒋クーポン機能
クーポン機能には共通型クーポン（誰でも利用可能なクーポン）と限定型クーポン（顧客の属性によって発行するクーポン）があります。共通型クーポンでは、まだ教室を利用したことがない人向けに「新規客向け割引クーポン」を発行したり、限定型クーポンでは「2ヶ月利用してない顧客限定クーポン」、「会員限定クーポン」を発行したりとうまく使い分けることで新規客やリピーターの獲得につながります。
導入例
RESERVA Digitalサイトでは、以下のように予約システムを導入した教室運営者の生の声が紹介されています。
便利になったと感じることが主に3つあります。1つ目は24時間365日予約受付が可能になったこと、2つ目はクレジットカード決済（レゼペイ）が可能になったこと、3つ目はリピート客が増えたことです。また、お客様からも、「クレジットカードの引き落としが可能になって支払いが楽になった」「はじめてでも操作しやすい」などの声をいただくようになりました。
これらの変化を導入から30日もたたないうちに感じられたのが非常に驚きです。導入とともに売り上げも向上し、今では導入前と比較して30%以上の伸び幅にまでなりました。
RESERVA活用事例｜株式会社アワシャーレ【スクール・レッスン】
もともと教室を開く前は収入がなかったため、当初は月々数千円でも私にとっては痛手でした。ですので、 最初は無料のフリープランを使っていました。
しかしカフェやパソコン教室を運営していく中で予約数が増加していき、無料プランの最大予約件数の100件を超えるようになったので、現在はブループランを利用しています。
RESERVAの導入で実現する教室運営の効率化
今回は、教室運営におすすめな予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは、無料から多くの機能が利用でき、試しに使用することも可能です。また、24時間予約機能やZoom機能などが搭載されているため、教室運営に最適な予約システムといえます。
今後も習い事の多様化・需要の増加が予想されるため、予約システムの導入に迷っている教室運営者は、ぜひ今回の記事を参考にしてみてください。