警察庁交通局運転免許課の「運転免許統計（令和3年版）」によると、2012年には1358校だった指定自動車学校所数が、2021年には1300校に微減しました。合わせて、2012年では3万2181人だった教習指導員等数は、2021年では3万1145人となり1036人も人員が縮小しました。
自動車学校の業界は、指定自動車学校所数と教習指導員等数の減少が進んでいるのが現実です。この背景には、少子化の影響のみならず、IT化が進んでいないなど自動車学校側の運営体制にも課題があると見られます。
運営体制を改善し、教習生にとっても魅力のある自動車学校へと再興するには、予約システムの導入が効果的です。例えば、学課教習だけでなく、スクールバスにも予約システムを取り入れるだけでも大きく改善されます。予約システムで、教習生の各送迎地点の利用頻度を分析して、利用区間の経路を見直すことでスクールバス運営費の削減に貢献できるなど、サービス向上につながる機能が数多く搭載されています。
予約システムの導入を自動車学校に取り入れることで、運営全体における効率の底上げにつながります。本記事では、スクールバスの予約に焦点を当ててその導入がどう影響するか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら解説します。
自動車学校のスクールバスにおける課題
自動車学校のスクールバス予約の管理において、予約システムを導入しなかった場合、さまざまな損失や負担を被ります。
1.繁忙期とスクールバスの運営費
自動車学校の繁忙期は、学生が長期休みに入る2月から4月上旬と7月から9月上旬です。この時期は実技教習や学科教習の予約だけでなく、スクールバスの予約も取りにくくなります。
繁忙期に予約の管理体制が十分でないと効率的な送迎ができず、スクールバスにおける運営費の増加につながります。
2.予約管理体制と人為的ミス
スクールバスの予約受付やバスドライバーへの指示が手作業であった場合、人為的ミスが起こる可能性があります。予約受付が自動化することで運営効率を高めるだけでなく、送迎順路などにおいてスクールバスドライバーの勘違いを減らせます。
自動車学校のスクールバスの予約システムを導入するメリット
予約システムを導入することは、業務を行う際にさまざまなメリットを生み、効率化へと繋げられます。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数24万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、業界・業種問わず350種類以上の業態で利用されています。
パソコン・スマホ・タブレットに対応しており、最短3分で予約システムを作成できます。管理画面もシンプルでわかりやすいため、初めての予約システムに最適です。予約受付・顧客管理をはじめとする多くの機能がフリープランから利用可能で、診療所を開きたてでも気軽に使うことができます。
→RESERVAで作成された自動車学校のサンプルサイトはこちら
1.定期的なアンケートによるサービス向上
予約システムを導入すると、アンケート機能で教習生から現状のスクールバスの予約における課題や要望を把握する機会づくりになります。
スクールバス利用にあたって不満や要望などを確認でき、教習生データの収集と分析につなげられます。運営側で確認をしたい教習生の懸念点や疑問点をもとに質問事項を設置できるため、定期的な品質向上のアンケートに適しています。
2.予約時間忘れの防止
予約システムを使うと、教習生が予約したスクールバスの時間の一定時間前に自動でリマインドメールを送信できます。教習生側に予約のリマインドとなるため、予約時間の勘違いや忘れ防止に結び付けられます。
当日のスクールバス運営をスムーズにでき、万が一のケースによる自動車学校側の労力削減ができます。
3.予約状況の可視化
予約システムにより、スクールバスを予約した日時をスマートフォン上のカレンダーに表記できます。教習生側からスクールバスの日程変更や追加予約をスマートフォン一つで行えるため、予約までの流れの簡易化と利便性の向上になります。
4.予約確認の簡略化
予約システムを導入することで、教習生の予約確認をLINE上で行えるため予約確認の簡略化につながります。予約確認をメール上の確認に限らず、SNSで行えることは利用者の利用性を高めます。
5.予約状況の一元化
予約システムで、指定した期間内でスクールバスを予約した教習生の利用率を把握できます。例えば、特定の期間に利用率が減少した場合に、要因の分析を行えます。
スクールバスの予約率を上げる施策を見つめ直すことは、自動車学校全体のサービス向上に結び付きます。
自動車学校のスクールバス運営におすすめのRESERVA機能
自動車学校向けのスクールバスの運営において、RESERVAを駆使することで教習生情報と予約までの流れを効率化することで予約管理をスムーズにすることができます。
1.予約アンケート機能
予約アンケート機能は、予約時に毎回答えてもらうアンケートの追加ができます。質問の形式は、ラジオボタン（単一選択型）、チェックボックス（複数選択型）、プルダウン、テキストボックスから選択可能です。
事前にアンケートを入力してもらうことで、教習生の傾向や要望を理解できます。
例えば、どの駅の区間からスクールバスが出発すると便利かとその希望時間帯や現状のアプリでかんたんに予約ができているかをテキストボックスで記入してもらうことです。
2.予約リマインドメール機能
予約リマインドメール機能は、予約日の前日午前8時に自動で予約確認メールを送る機能です。
慌ただしい状況であっても、スクールバス予約時間の行き違いを減らすことで、スクールバスドライバーの負担を軽減できます。教習生側は、予約リマインドメール機能でスクールバスを予約していたことをうっかり忘れてしまう事態の防止になります。
3.Googleカレンダー連携機能
Googleカレンダー連携機能は、教習生が予約したスクールバスの詳細を自動でスマートフォンのGoogleカレンダーに反映できる機能です。
この機能は教習生側で予約したスクールバスの時間をスケジュール帳に書き写す手間を省けます。予約が一件だけであればわずかな時間であっても、積み重なれば膨大な時間になります。通知機能を利用すれば、予約時間が近づいたら自動通知が届くため、教習生の予約時間の勘違いを減らせます。
4.LINE連携機能
LINE連携機能は、LINE公式アカウントとRESERVAを連携させる機能です。この機能で連絡先の入力作業（氏名や電話番号、メールアドレスなど）を省けるだけでなく、各種通知の受信ができます。
教習生はスクールバスの予約完了やキャンセル受付のお知らせをLINEで受信し、予約状況の確認の作業を簡略化と確認漏れを減らすことが可能です。
5.顧客の管理機能（教習生）
教習生の管理機能で、登録されているスクールバス利用者の新規教習生数と累積教習生数を指定期間別にグラフで確認できます。
グラフと組み合わせて一定期間内にどのように利用率が変化したかを確認することは、複合的に教習生の利用傾向を把握できます。これらの機能を駆使することで、効率的なスクールバスの運営に貢献できます。
例えば、利用者が少ない区間を見直して経路を再構築することで、スクールバスにおける運賃の削減にもつながります。
RESERVA導入事例
予約DX研究所では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。自動車学校のスクールバス運営者の直接の声は紹介されていませんが、同様のサービス業で、企業向けの教育研修事業を実施している法人で導入された例が掲載されています。
予約受付が自動化されたことで、Excelシートへの手入力作業の必要がなくなりました。管理画面上から、どのお客様がどの研修を予約されたかが、カレンダー形式で可視化されるようになったので、管理もとても楽になりました。
電話予約の場合は受付時間が就業時間に限定されますが、オンラインであれば24時間365日受付することができます。予約に関する電話件数も減ったことで、徐々に予約受付スタッフの業務効率化が図られてきているように感じています。
RESERVA活用事例｜ARMS株式会社【研修センター】
まとめ
今回は、自動車学校向けのスクールバスにおすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは無料のプランでも多くの機能を利用でき、シンプルで操作がわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人、忙しい方でも使いやすい予約システムです。無料プランも含めた5種類の料金プランがあり、各運用者のニーズに沿って選択できます。自動車学校向けのスクールバス運営に予約システムの導入を検討中の人はぜひ本記事を参考にしてください。