出産のお手伝いも予約管理も負担軽減。助産院向け予約システムRESERVA

出産のお手伝いも予約管理も負担軽減。助産院向け予約システムRESERVA

厚生労働省が発表している「令和2年衛生行政報告例(就業医療関係者)の概況 」によると、助産師の人数は、2014年には3万3956人でしたが2020年には3万7940人となり、約3000人増加しました。

少子化が進んでいるのにも関わらず、助産師の数が増えている要因の1つとして挙げられるのが、医師の労働環境の見直しです。医師が妊婦一人ひとりにかけられる時間は減っており、助産師のサポートを必要とする声は高まっています。また、助産師は妊婦の体調に問題がなければ医師なしで出産に立ち会うことができるため、助産院を開業するなどキャリア形成がしやすいのも特徴です。

需要の高まりを受けて助産院を開業した後、予約を電話やメールで受け付けていたり、利用者の情報管理を経営者自ら行っていたりすると、運営の大きな負担となります。それを軽減するためには、時間や場所を問わず予約を受け付けられ、個人情報を安心して管理できる予約システムの導入が効果的です。

そこで本記事では、予約システムの導入が助産院予約にどう影響するか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA(レゼルバ)予約システムを例に挙げながら解説します。

助産院予約の問題

助産院予約において予約システムを利用していない場合、以下のような弊害が伴います。

1.営業時間外の予約対応が困難

予約を電話やメールで受け付けていると、院の営業時間外は対応が限定的になります。自由に予約できないのは、新規顧客を逃し損失につながります。

また、院に電話をかけることに負担を感じる顧客も一定数います。ネット予約に対応していないことが原因となり、利用者が減少する可能性があります。

2.予約対応時の人為的ミス

助産院の予約では、顧客の名前や連絡先、予約希望日時、出産の悩みなど重要な情報を聞く必要があります。電話などの口頭で聞いた場合、聞き間違いや入力ミスなどが起きてしまうかもしれません。

さらに、助産師やスタッフが少ない場合、助産院の営業中に電話がかかってくる場合もあり、業務に集中できません。これでは、利用者に不快感を与えてしまう可能性があります。

3.予約管理・顧客管理の手間

助産院の予約時に関する情報量は多く、顧客の名簿やスケジュール表を確認し、過去の利用履歴や希望日の空き状況の確認を行う必要があります。紙の台帳やExcelで管理すると膨大な時間がかかってしまうため、就業時間後も記入対応に追われるという問題があります。

予約システムによる問題解決

助産院予約において、予約システムがどのようなメリットをもたらすのかを、RESERVAの機能を例に挙げながら紹介します。

RESERVA予約システムの特徴

「RESERVA(レゼルバ)」は導入数20万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で利用されています。

RESERVAは、アカウント発行から予約システム作成完了まで最短で3分で行えます。パソコン・スマホ・タブレットに対応しており、管理画面もシンプルでわかりやすく、かんたんに設定できるため、初めての予約システムに最適です。

→RESERVAで作成された助産院のサンプルサイトはこちら

1.24時間365日予約受付可能

予約システムは自動で予約を受け付けるため、24時間365日、時間を問わない予約受付が実現できます。顧客獲得の機会を逃しません。さらに、ネットで予約できるため、電話よりも気軽にでき、負担を感じずに予約できます。

2.業務の効率化を実現

予約システムを導入することによって、煩雑な予約を一括で管理できるので、業務に集中でき、心理的負担の軽減にもなります。業務に割ける時間が多くなることで、さらに質のいいサービスを行うことが可能です。

3.自動で予約情報・顧客情報を蓄積

RESERVAは、システム内で予約した顧客の情報を自動でデータベース化して一括管理しています。そのため、何冊もの台帳を捲り前回の予約メニューを確認したり、終業時間後もスケジュール表を作成するといった手間を削減することが可能です。またRESERVAには、予約ごとに顧客対応時の記録や顧客の好みなどを画像とともに記録できるカルテ機能もあるため、基本的な予約情報に加えて記録したい事柄がある場合も安心です。

4.無料で予約サイトを作成

RESERVAでは無料で予約サイトを作成することができます。ネットで検索して価格や評判を確認してから利用するという人が多いため、院のサイトを持つことは効果的です。ホームページ作成は面倒だと思っていても、院の紹介文や住所、講座の種類など基本的な情報を流れに沿って入力するだけで、かんたんにサイトを作成できます。

助産院予約におすすめしたいRESERVA機能

RESERVAには助産院予約におすすめの機能が多数搭載されています。

シンプルアンケート機能

「シンプルアンケート機能」は、予約希望者に向けてかんたんなアンケートの回答を促す機能です。シンプルアンケート機能は、予約受付時にアンケート項目を設定できます。アンケートの内容にも制限がないため、目的に応じて様々なアンケートを設定できます。助産院では、出産の悩みなど事前に確認が必要な事項がたくさんあります。予約時に記入してもらうことでトラブルを回避でき、安心して運営を行えます。

リマインドメール機能

リマインドメール機能は、利用者に予約状況の再確認通知を配信する機能です。予約したことを忘れた利用者の直前キャンセル・無断キャンセルの防止が可能です。

リマインドメールは1週間前や前日などにメール配信を設定できるため、利用者との関係を円滑にしながら、突然のキャンセルを防ぎ、損害を抑制できます。

カルテ機能

RESERVA予約システムのカルテ機能は、予約ごとに顧客対応時の記録や、顧客の特記事項などを記録できる機能です。これによって、これまでの利用履歴がかんたんに確認できるため、次回の施術時に役立てることができます。

コメントと画像が登録でき、画像カルテ機能として、1つのカルテに対して5枚の画像が登録可能です。予約ごとにどのように変化したかを把握することができます。

Google(グーグル)カレンダーとの連携

RESERVAの予約カレンダーは「Googleカレンダー」と連携して、RESERVAで受け付けた予約をGoogleカレンダーに反映させ、予約の重複を避けることができます。

全てのプランで利用でき、誰でもかんたんに設定できます。

助産院での導入事例

RESERVA Digitalサイトでは、以下のように予約システムを導入した経営者の生の声が紹介されています。

予約受付時にアンケート項目を設定できるシンプルアンケート機能ですね。事前に知っておきたい情報などを記入してもらうことで、予約者の希望がわかり、前もって準備することができるため、サービスの質の向上につながりました。

RESERVA活用事例|ほのまい助産院【助産院】

以前までは手打ちですべて回答を打ってもらっていたので、その手間が省けてお客様からは楽になったとの声をいただいています。

加えて、予約者が実際に来店したかを管理画面で確認することができる来場者機能でリピート客も把握でき、会話のきっかけにもなっています。

RESERVA活用事例|baby milimili【ベビーマッサージ】

まとめ

今回は助産院予約におすすめな予約システムとして、RESERVAを紹介しました。

RESERVAは、初めて予約システムを導入する人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人にも使いやすい、無料で多くの機能が利用できる予約システムです。助産院で予約システムの導入をご検討の人はぜひ本記事を参考にしてください。