新型コロナウイルス感染症拡大をきっかけにオンラインで実施されるイベントやセミナーが盛んになりました。オンラインセミナーの場合、移動や配布物のコストを抑えられる点や開催場所を選ばない点で、業態規模を大きく変えることなく開催できています。
今後は、各セミナーの規模・用途にあわせて、リアルとオンラインを適宜選択していくことが求められます。両方に共通して、参加者の制限や管理は開催における最重要点です。データの手入力や電話・メールでは追いつかない対応は、予約システムを導入することで快適になります。
そこで本記事では、予約システムの導入がセミナー予約にどう影響するか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）を例に挙げながら解説します。
セミナー予約における課題
セミナー開催において、予約システムを導入しなかった場合、さまざまな損失や負担を被ります。
1．対応時間の限界
電話やメールで予約を受け付けていると、対応時間が営業時間内に限られ、その場で予約が完了しないため、顧客損失の機会が非常に多くなります。
また、電話をかけることに負担を感じる利用者は、ネット予約に対応していないことが要因となり、参加意欲を下げてしまう可能性があります。
2．顧客管理の手間
予約受付をした顧客の管理を手入力で台帳すると、膨大な時間と手間がかかります。セミナー開催の多い時期では管理に手が回らなくなり、人為的ミスからトラブルや問い合わせの原因になります。
3．参加者自身の日程管理
電話やメールで予約した参加者は、参加する日程を自身で把握しておかなければなりません。そのため、その日を忘れてしまうケースを避けるために、事前連絡の対応をするのは非常に時間と手間がかかり、主催者の大きな負担となります。
予約システム導入による課題解決
予約システムの導入は、快適なセミナー運営を可能にし、さまざまな課題を解決します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数26万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、パソコン・スマホ・タブレットに対応しており、最短3分で予約システムを作成できます。
業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応し、350種類以上の業態で利用されています。最大100種類以上の機能をフル活用することで、予約業務の省力化・効率化のほか、集客力向上も実現します。
→RESERVAで作成されたセミナーのサンプルサイトはこちら
1．24時間予約可能
予約システムは自動で予約を受け付けるため、24時間365日予約が可能です。主催者と参加者ともに、時間帯や定休日を気にすることがなくなるため、機会損失が減少します。
2．顧客管理
予約システムは、予約した参加者の情報を自動でデータベース化して一括管理しています。どの参加者がどのセミナーを予約したかが、カレンダー形式で確認できるため、管理状況が快適になります。
空き状況を予約サイト内のカレンダーから確認できるため、問い合わせが減少し、スムーズな予約が実現可能です。
3．参加者の予約確認
予約システムは自分の予約履歴や入力内容を見返せるため、日程を忘れた場合でもかんたんに確認できます。
RESERVAでは会員機能を用いることで、参加者のマイページを作成でき、セミナーを複数予約しても、いつでも日程を確認できます。
セミナーに特化したRESERVAの機能
RESERVAにはセミナーの予約に特化した機能を多数搭載されています。
1．カテゴリ設定機能
カテゴリ設定機能は、複数のメニューをカテゴリごとにまとめることができる機能です。この機能を活用することで、すっきりとした見栄えの予約サイトを作成できます。
セミナーや研修が多岐にわたる場合、見やすいサイト構築で参加者の選択ミスを減らし、より快適な予約が可能です。
2．リマインドメール機能
リマインドメール機能は、予約日の前日午前8時に自動で予約確認メールを送る機能です。参加者自身が予約していたことを忘れたとき、リマインドメールを送ることで、参加者が予約を思い出し、直前キャンセル・無断キャンセルの防止や、参加者の機会損失を避けることが可能です。
3．予約時アンケート機能
予約時アンケート機能は、ゴールドプラン以上で使用できる予約受付時に事前アンケートの入力を促す機能です。事前にアンケートを入力してもらうことで、参加者の職業を把握することや、参加者の要望を理解することでき、ビジネスにつなげることが可能です。予約時にかんたんな質問を設定しておくと、セミナーのデータ収集になります。
セミナーでのRESERVA導入事例
予約DX研究所サイトでは、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。
自社のサイトに合う予約システムを構築しようとすると、制作までの期間や費用など、コストがかかります。しかし、RESERVAはアカウントを発行すれば、すぐに利用開始できますし、自社のイメージに近い形にカスタマイズも柔軟です。
費用や機能を見ると非常に使いやすいシステムだと思います。特に当社のように、はじめて予約サイトを導入するにあたって、あまり予算を掛けられない場合や、そもそもどんな予約サイトを構築したら良いかわからないといった方には、手軽に導入できるシステムです。
RESERVA活用事例｜ARMS株式会社【研修センター】
まとめ
今回は、セミナーを快適に開催できるおすすめの予約システムとして、RESERVAを紹介しました。
RESERVAは無料プランから多くの機能を利用でき、操作性もシンプルでわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも使いやすいです。24時間自動予約受付、予約管理・顧客管理など基本的な機能から、リマインドメールやアンケート機能などセミナーを運営する人にとって欲しい機能が搭載されています。セミナーに予約システムの導入を検討されている人はぜひ本記事を参考にしてください。
