近年デジタル化が急速に進んでいますが、事業者の中には現在でも紙台帳で管理するところも多いようです。今回の記事では、紙台帳とオンラインでの予約管理について比較します。
紙台帳は電気が必要なく、記入も紙と鉛筆さえあればかんたんに行えます。しかし、電話予約受付による煩雑さや、氏名や電話番号といった予約情報の管理、予約内容の事前通知、キャンセル発生時の対応で、煩わしく感じる点は非常に多いです。
予約管理システムを利用することで、こうした課題の多くを解決できます。さらに無料から使える予約管理システムもあり、時間やコスト削減が実現できます。
「予約管理システムって難しそう」、「パソコンやスマホの操作が苦手だから扱えるか心配…」といった悩みを持つ人に分かりやすく解説します。
紙の予約台帳を予約システムにするメリット
紙の予約台帳と予約システムを比較して、導入のメリットを見ていきましょう。ここではメリットを3つ紹介します。
予約業務時間の大幅短縮
紙の予約台帳から予約システムに変えることで得られる最も大きなメリットは、予約業務時間・人員コストの大幅削減です。
紙の予約台帳を用いて管理している場合は、電話やメールでの対応となるため、名前、連絡先の記入から日程調整まで全て手動で行う必要があります。予約は短い作業だと感じても、ひと月単位・一日単位で累計すると多くの時間を割かなくてはなりません。
予約システムを導入すると、顧客が予約をする段階から店の予約完了まで、人が対応する必要がなくなり、自動で予約業務を行うことができます。予約システムの中には予約変更からキャンセルまでも自動で行えるものも存在します。
予約・顧客情報の正確性が向上
紙台帳での予約管理の場合は、顧客対応が全て人になるため、記入ミスや聞き間違いが起こり得ます。仮に自分がミスをしていなくても、顧客が言い間違いをしてしまう場合もあるため、予約ミスのリスクやトラブルは常に存在します。
一方予約システムの場合は、すべて顧客が情報を入力するため、聞き間違いや記入ミスがなくなります。また、もし顧客が入力ミスをした場合もこちらの問題ではないため、トラブルに発展するリスクもありません。
顧客管理のセキュリティ向上
個人情報の取り扱いは、デジタル化が進む現在、特に気を付けなければならない要点です。
紙の予約台帳の場合、可能性は低いですが、個人情報が記載された紙の紛失や情報漏洩が起こりやすいと考えられます。また、過去の予約に使用した情報の管理や、紙の廃棄方法にも厳重な注意が必要です。
予約システムの場合、個人情報漏洩の可能性はゼロとはいえませんが、SSL対応（安全な情報送信）、不正ログインのロックなど個人情報の保護に、多くのものが対応しています。セキュリティ対策は顧客の安心にも繋がるでしょう。
予約システムを選ぶ際に考えるべき3つのポイント
予約システムにもさまざまな種類があり、機能も異なります。ここからは予約システムを選ぶ際に見てもらいたい点を3つ見ていきましょう。
自分に合った予約タイプを見つける
予約受付も内容によって異なったタイプを選択する必要があります。具体的な例として施設予約とサロン予約を比べて見ていきましょう。
施設を予約する場合には顧客が施設を選び、そこでの予約受付を無人化した対人でない予約タイプにする必要があります。サロンの場合は、まず顧客がスタッフやメニューを選び、お互いに空いている時間に予約するタイプが必要になります。予約システムによって予約タイプが豊富ものもありますが、タイプが1つのみのシステムもあります。
選ぶ際には自身がどのようなタイプの予約システムを運用したいか、見極める必要があります。
予約システムの使いやすさ
予約システムの使い勝手は何より重要視するべきポイントです。媒体も予約システムをパソコン、スマートフォンもしくはタブレットで運用するのかは見るべきです。予約システムを選ぶ際には誰が運営するのか、そしてその人が使いやすい媒体が何かを考える必要があります。
もしパソコンなどの機械自体が苦手である場合でも、予約システムには無料で永久に使えるものから、本格的なシステムを無料で試せるものもあります。運用が心配な人は一度お試しで導入してみることをおすすめします。
決済機能・セキュリティ対策が十分なものか
予約システムの多くは、決済機能が搭載されています。
その中でもイベントや施設予約の際に事前決済機能があるかどうかは重要なポイントです。お金のやり取りがスムーズになり、直前キャンセルのリスクも軽減します。
さらにメリットでも述べたセキュリティ対策も大事です。SSL対応（データ通信暗号化）やIPアドレス制限などのデータ間でのセキュリティも、インターネットだからこそ必要になるポイントです。
無料で使えるおすすめ予約システム
初めての予約システム導入の際には、26万社に導入されている業界No.1の「RESERVA（レゼルバ）」がおすすめです。予約タイプが6種類搭載されており、350種以上の業種に対応しています。サービスや店の雰囲気に合わせた、細かい予約サイトのカスタマイズが可能なため、自分に合ったサイトが作りやすいところがポイントです。
無料で使える機能も豊富でありますが、料金プランによっては会員機能を使えば会員管理が簡単です。クーポンも自動配信可能となります。さらにGoogleカレンダーへ予約状況を自動連携することができるため顧客管理機能もしっかりと備えています。プランごとにSEO対策や予約データ分析も可能です。
予約システムを導入してみよう！
予約システム導入は大幅な予約業務軽減のほか、集客率アップにもつながります。
時間がない顧客にとって、電話やメールでの問い合わせは、それだけで予約へのハードルを上げてしまいます。今まで予約方法が電話やメール対応のみであった場合、ネットでの予約手段の導入は、さらに大きな予約数向上も期待できるでしょう。
まずは予約システムを無料で使って、予約業務軽減だけでなく、予約数アップも体験してみて下さい。
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