おすすめワークフローシステム5選｜メリットや選び方の手順も解説

仕事をする中で、「紙ベースの仕事環境で、テレワークをしたいのに申請やハンコのために出社しなければならないことが多く面倒だ」
「報告書や承認書などの申請が紙ベースで行われているため、承認スピードが遅く仕事に支障が出る」
といった悩みはありませんか？

とある調査では、自治体職員の57.7％が申請・承認業務を紙ベースで行っており、そのうち8割の人が申請・承認業務のデジタル化を希望しているという結果が出ています。
（参考：行政のデジタル化が急加速する一方、自治体職員の57.7%が「ワード等で記入・印刷」や「手書き」での紙ベース業務！自治体の脱ハンコを望む声75.3%）

ワークフローシステムを導入することで、ペーパーレス化によって上記のような課題が解決され、業務効率化やコスト削減、テレワーク推進などのメリットが見込めます。

近年、新型コロナウィルスによるテレワークへの切り替えや企業のDX化が進んだことでワークフローシステムの注目度は高まっていますが、ワークフローシステムの選び方やメリットなどがわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこで、本記事ではワークフローシステムとは何か、またワークフローシステム導入のメリットや選び方、そしておすすめのワークフローシステム「サイボウズoffice（ワークフロー）」「ジョブカンワークフロー」「Create!Webフロー」「Smartflow」「Collaboflow」を、特長を比較しながら紹介していきます。

1. ワークフローシステムとは

まず「ワークフロー」とは、業務の一連の流れのことです。例えば休暇申請の際、申請者が休暇を申請し、承認者がその申請を承認、その後決裁者がその承認を決裁します。この申請から決裁までの流れを「ワークフロー」といいます。

「ワークフローシステム」とは、かんたんにいうと、この「ワークフロー」をWebやシステム上で行うことを可能してくれるシステムのことです。

2. ワークフローシステム導入のメリット

以下、「ワークフローシステムの導入によるメリットを詳しく知りたい」という方のために、ワークフローシステムの導入で得られるメリットを説明していきます。

申請から決裁までをスムーズに

「見積の承認が遅く、相手企業と契約を結ぶことができなかった。」「書類不備でなかなか申請が承認されず、タイムロスで重要な仕事が終わらない」などの経験はありませんか？ワークフローシステムを導入することでペーパーレス化が促進され、紙を使ってのやり取りがなくなり、いつでもどこでも申請や承認を確認できるようになります。また、システムでワークフローを管理することで申請漏れや必要書類の漏れもなくなるため、ワークフローの流れが早くなり、ビジネスチャンスを逃すリスクが低くなるのです。

事務作業の効率化

ワークフローシステムを導入すると紙への記入や直接的な申請書の受け渡し、処理不備による差し戻しがなくなり、事務作業にかける時間が短くなります。事務作業にかける時間が短くなることで、バックオフィス人材の削減や働く社員の負担軽減につながります。

内部統制の強化

ワークフローシステムが企業の定めたワークフローを明確化するため、企業の規定外で申請手順等が進むことや、不正承認などが起こるリスクがなくなります。また、決済履歴や申請がどこで止まってるかがワークフローシステム内に残り、誰でも閲覧することが可能なため、利用者が業務プロセスを理解しやすくなることも大きなメリットです。

ワークフローシステムの選び方の手順

「ワークフローシステムを導入したいけど、種類が多くてどれを選んだらよいかわからない」「ワークフローシステムの選び方がわからず導入をためらっている」という方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。ここからはワークフローシステムの選び方、選び方の手順を紹介していきます。

STEP1：どの部分を効率化したいか決める

休暇届の申請、出張報告書の受理など、ワークフローの中で効率化したい部分はどこでしょうか？

効率化したい部分によって、適したワークフローシステムは異なります。まずは社内のワークフローの中でいったいどの部分を効率化したいのかを決めましょう。

STEP2：自社に合うカスタマイズ可能なシステムを選ぶ

会社によって、申請から決裁や締結までの工数はことなります。複雑なワークフローにも合わせることができる、「カスタマイズ可能な」ワークフローシステムか否かを確認しましょう。

STEP3：コストが見合っているかを考える

自社が求める機能を有していてもコストが見合ってないものを選んでしまうと、かえってワークフローシステムが企業の重荷になってしまいます。複数社の機能と料金を比較し、自社に適したワークフローシステムを見極めましょう。

STEP4：使いやすいワークフローシステムかを見極める

利用者がITに詳しい人であるとは限りません。ITに疎い人でもかんたんに、ストレスなく利用することが可能なワークフローシステムを選ぶ必要があります。誰でも使いやすいワークシステムを導入することで、より業務効率化が実現し、働く社員の方々がコア業務に集中できるようになります。

おすすめのワークフローシステム4選

ここからはワークフローシステムの中でも、ネットワークがあればスマホからどこでも申請や承認ができ、また導入コストを抑えることが可能なクラウド型である、おすすめのワークフローシステム5選を比較しながら紹介していきます。

サイボウズoffice（ワークフロー）

動画引用元：サイボウズofficeチャンネル

・顧客データを西日本と東日本で14日間バックアップを行うなど、厳重なセキュリティ
・アフターサポートや活用セミナー等、ユーザーサポートも充実
・決済結果をすぐに通知
・申請フォームをかんたんに作れる
・ひと目で申請状況を確認可能
・申請書の下書き保存や、申請書にコメントをつけることが可能
・ワークフロー以外にもスケジュール管理やプロジェクト管理なども効率化可能

ジョブカンワークフロー

動画引用元：ジョブカン【jobcan】

・資料請求ランキング1位
・承認経路をクリックのみでかんたんに作成可能
・承認漏れを防ぐアラームや通知機能あり
・初期設定や申請書作成がかんたん
・直感的に操作可能な申請画面
・サポート無料
・ジョブカンシリーズとの連携
・英語に対応

Create!Webフロー（クラウド版）

・誰でも利用しやすいシンプルな操作画面
・紙の申請書をそのデザインのまま再現可能
・様々なサービスと連携可能
・テンプレートを利用してかんたんに申請書を作成
・承認ルートを自由に設定
・SSL／TSS暗号化通信に対応

Smartflow

・わかりやすいシンプルなデザインの操作画面
・20ユーザーまで無料で使える
・サポート体制あり
・Slack、LINEWORKS、AZURE、APIとの連携可能
・ワークフローシステムとして十分な機能を備えていながら、低コスト

Collaboflow（コラボフロー）

・Excel作成の帳票や申請書をそのまま利用可能
・直感的に承認ルートを設定
・修正したいルートを即改善
・kintoneやサイボウズofficeなど外部システムと連携可能
・組織全体のみならず部門単位での利用も可能
・通信の暗号化やPSIRT設置による安心のセキュリティ
・30日間の無料トライアルあり

まとめ

今回はワークフローシステムとは何か、またワークフローシステム導入のメリットや選び方、そしておすすめのワークフローシステム「サイボウズoffice（ワークフロー）」「ジョブカンワークフロー」「Create!Webフロー」「Smartflow」「Collaboflow」を、特長を比較しながら紹介しました。

ワークフローシステムを導入したことで、「承認ルートが自動的に設定されるため、ミスが大幅に減った」「ペーパーレス化で手入力や二重登録、リードタイムが大幅に削減された」といった企業が数多く存在します。

また、アフターコロナの時代も企業のDX化やテレワークはさらに進んでいくため、ワークフローシステムの重要度も上がっていくと考えられます。

ワークフローシステムを導入することでペーパーレス化や脱ハンコが実現し、働く社員の方々の働きやすさ、コストの削減にもつながるため、ぜひ本記事のワークフローシステムの選び方を参考にしながら、おすすめのワークフローシステム「サイボウズoffice（ワークフロー）」「ジョブカンワークフロー」「Create!Webフロー」「Smartflow」「Collaboflow」の紹介を参考に、ワークフローシステムを導入してみてください。