【個人・ビジネス向け】業務効率をあげる！おすすめのメール管理・メーラー3選を紹介

ビジネスにおいて、コミュニケーションツールとしてメールを使いこなせることは必須のスキルです。文面においてのマナーはもちろん、メールの管理を行うことでより作業効率が高まります。

そこでメールの送受信や管理に欠かせないのがメーラーです。メーラーとは、電子メールを扱うためのソフトウェアの総称のことです。 メッセージの作成やファイルの添付、メッセージの送信や受信、「受信箱」 に受信されたメールの閲覧・保存・管理などを一手に行うことができます。

手軽に使えるものからビジネス利用に特化したものまであり、機能によって作業効率に大きな差が生まれます。また、様々な種類や特徴があり、それぞれに長所と短所があります。

業務目的に合ったメーラーを検討し、効率的に作業を進めるのに役立つよう、本記事ではメーラーの種類や特徴と、それを踏まえた上でおすすめのメーラー3選を紹介します。

メーラー導入のメリット

メーラーを正しく利用することで作業効率が高まることは先述の通りです。本項では、複数人での利用が想定されているメーラーにおいて対応を行う場合、どういったメリットがあるのか説明します。

メーラーによって搭載されている機能は異なりますが、ほとんどのメーラーには過去の対応履歴が記録・管理されています。そのため、記録されている対応履歴をさかのぼるだけで、誰でも適切な対応が可能になり、メモ書きや口頭伝達といったミスが発生しやすい伝達方法を最大限減らすことができます。

このように情報共有を進めることで、スタッフ同士の対応状況の把握や引継ぎのミスを減らし、業務効率を上げることができるようになります。

メーラーの種類

メーラーを購入する上で見逃せないポイントとなるので、よく確認しておきましょう。

メールタイプ

メールタイプには、「Webメール」と「メールソフト」という2つの種類があります。これらが購入する目的にどう関係するかは後ほど説明するため、本項では両者の特徴のみを紹介します。

メールソフト

メールソフトは、端末に直接メールソフトをインストールして利用するメーラーのことです。

インストールさえ行えば、インターネット接続がなくてもメールの閲覧や連絡先の確認、編集を行うことができますが、ソフトがインストールされていない端末では作業を行うことができません。

Webメール

Webメールは、パソコンや携帯電話をインターネットに繋げることで、ブラウザ上で利用できるメーラーのことです。

インターネットが使える状況であれば、ソフトをインストールしていなくても簡単にメールチェックを行うことができます。しかし、インターネットが使えない状況だとメールにアクセスできないというデメリットがあります。

料金

無料メーラーは多く存在しますが、有料メーラーと比べると、機能性が乏しかったり、広告の表示、セキュリティー面の問題などがあります。メールのやり取りを毎日のように行うビジネス面においては、無料メーラーの継続的な利用は課題点が多い印象です。

費用はかかりますが、個人使用でない限りは有料のメーラーを利用することを推奨します。

メーラー購入のポイント

メールの利用頻度

業務上メールをほとんど利用しないという企業は、無料のメールソフトを利用したほうがかえってコストをかけずに済む場合があります。

動画をはじめとした添付ファイルのやり取りが多い、または毎日メールのやり取りを行うような企業は無料メーラーの機能では不十分です。

メールの使用頻度を考えた上で購入を検討することが重要です。

業務スタイル

先ほど2つのメールタイプについて説明を行いましたが、デスクワークや社外勤務など、業務スタイルによって購入すべきタイプは変わってきます。

「メールソフト」おすすめの業務スタイル

社内でのデスクワークが多く、メールのやり取りを行う機会がすくない企業は「メールソフト」がおすすめです。理由としては、1つの端末から作業を行うため、ログインの手間がかからないことにあります。

「Webメール」おすすめの業務スタイル

問い合わせ業務など、毎日のようにメールでの連絡を取りあう仕事や、社員の外出が多い企業には「Webメール」がおすすめです。

その理由として、複数の端末からログインすることで同時に複数のメールの返信ができることや、インターネットに接続できる環境さえあればどこからでもメールの返信を行うことが可能であることが挙げられます。

メーラー3選

Thunderbird

【特徴】
・アドオン (拡張機能とテーマ) および他の機能を使用し、Thunderbird の外観や操作感を瞬時に変更可能
・組み込みの Do Not Track やリモートコンテンツブロックなど、複数の機能が連携してユーザーの安全とプライバシーを確保

【メールタイプ】
メールソフト

【料金】
無料

Gmail

【特徴】
・メールを種類別に並べ替え、整理することが可能
・受信トレイから離れることなく、ビデオハングアウトや連絡、電話かけることができる
・他のGoogleサービスを含めた合計 15 GB の保存容量が無料
・有料のビジネス向けサービスあり

【メールタイプ】
Webメール

【料金】
無料

ビジネス向け有料版あり

メールディーラー

【特徴】
・複数の問い合わせ窓口を一元管理
・内容確認、割り振り、共有、返信が一つで完結
・二重対応防止機能

【メールタイプ】
Webメール

【料金】
有料

まとめ

いかがでしたか。今回はメール管理を行うおすすめメーラー3選を紹介しました。

個人で使用する分には無料メーラーの使用を推奨しますが、複数人でのビジネス利用を想定してメーラーを選ぶ際は、企業の業務スタイルやメールのやり取りの量を加味した上で、料金プランを決める必要があります。ビジネス上メールを頻繁に行う場合は、有料メーラーを利用することでより業務効率を上げることができます。

この記事がメーラー購入時の参考になれば幸いです。

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