仕事や子育てで忙しく家事をする時間がない人などが利用する家事代行サービスは、年々需要が高まっています。それは、夫婦共働きの家庭が一般的になり、子育てをしながら働く人が増えているためです。少しでも日々の負担を軽減できる家事代行サービスは、共働きの時代には欠かせません。
しかし、家事代行サービスを申し込む際も、予約に多少の手間と時間がかかってしまいます。メニューに関する細かい要望を担当者に伝えることも利用者の負担となり、利用者から十分な満足度を得られない可能性があります。このようなことを考慮し、予約から当日までスムーズに利用できるサービスにすることが、利用者の満足度や信頼を獲得するのに効果的です。
そこで便利なのが、予約システムの導入です。本記事では、家事代行サービスにおすすめの予約システム「RESERVA」を例に挙げ、その特徴や機能を紹介していきます。
家事代行サービスの運営における課題
家事代行の需要の高まりを受け、同サービスを提供する企業は増加傾向にあります。しかし、企業として運営する際は、いくつかの課題をクリアする必要があります。
豊富なメニューによる予約の複雑化
ひとことで家事といっても、さまざまなものがあり、代行してほしい家事の種類や程度は利用者によって異なります。そのため、多くの家事代行サービスは豊富なメニューを取り揃えていますが、その分、複雑でわかりにくいことが課題です。せっかくメニューを充実させても、予約がかんたんなほかの家事代行サービスに利用者が流れてしまう可能性も考えられます。
また、予約時に利用者が希望するメニューを探し出せなければ、利用者から高い評価を得ることは難しくなります。
膨大な顧客情報の管理
家事代行サービスは、利用者それぞれの家に訪問してサービスを提供するため、利用者の名前はもちろん、住所や連絡先などを把握する必要があります。また、予約内容についてもあわせて控えなければなりません。連絡先を紛失してしまったり、正しい住所に時間どおりに訪問できなかったりすると、利用者からの信用を失ってしまいます。もしこのようなことがあれば、利用者の減少につながることも考えられます。
個人での顧客情報の管理では、訪問先などとあわせて利用者それぞれの予約内容を正確に管理することは困難です。予約を正確に把握できなければ、利用者の満足度は下がり、売り上げや評判に影響が出てしまいます。
利用者とのトラブル
担当者が利用者の家に直接訪問すると、どうしても利用者のプライベート空間に立ち入ることになるため、トラブルが発生する可能性はあります。
他人に立ち入ってほしくない部屋や、触ってほしくない場所、動かしてほしくない物は、利用者によってさまざまです。事前に情報を共有しておかなければ、知らぬ間に利用者のプライベートを侵害してしまい、クレームにつながる場合も考えられます。
しかし、利用者は比較的忙しい人が多い傾向にあり、担当者と密にコミュニケーションをとることは利用者の負担になりかねません。
家事代行サービスにおける予約システムの活用
家事代行サービスの事業者が、予約システムを導入した際に得られる効果について、RESERVAを例に挙げて紹介します。
RESERVAの特徴
RESERVAは、シンプルな操作で誰でもかんたんにサイト開設が可能な上に、豊富な機能が掲載された便利な予約システムです。予約受付から決済、顧客管理、集客まで、RESERVAひとつで完結し、仕事の効率化につながります。
RESERVAは、現在350以上の業種に対応しているため、それぞれの事業に最適な予約サイトを開設することができます。
→RESERVAで作成された家事代行サービスのサンプルサイトはこちら
①カテゴリ分けでメニューを整理
RESERVAでは、複数のメニューをカテゴリごとにまとめられるカテゴリ設定機能があります。メニュー数が多く、似たようなメニューが複数あると、予約画面が複雑になり、予約ミスにもつながります。また、運営側でも利用者の予約内容を把握することが困難になってしまいます。本機能を活用することで、わかりやすい予約サイト作りや、予約操作の簡易化が可能です。
②カルテによる顧客情報の一括管理
予約システムを導入すると、予約希望日や時間、さらには利用者それぞれの詳細なデータのすべてを一括管理できます。そのため、ダブルブッキングや入力漏れといった人為的ミスを防げるほか、利用者宅への訪問前にはスムーズに利用者のデータを確認することが可能です。利用者の詳細なデータが正確に整理されていることは、家事代行サービスの円滑な運営を手助けし、担当者にとっても効率よく仕事をすることが可能なため便利です。
③予約時アンケート機能
予約時アンケート機能では、予約時に利用者に答えてもらうアンケートを追加できる機能です。この機能を活用することで利用者の詳細な要望やNG事項などを事前に把握できます。これにより、訪問後のスムーズな家事代行による担当者と利用者、双方の負担軽減や、利用者からの信頼獲得につながります。
家事代行サービスの予約に適したRESERVAの機能
上記で紹介した機能のほかにも、RESERVAには家事代行サービスに適した便利な機能が多数搭載されています。
24時間365日受付可能
予約システムは自動受付となっており、利用者は24時間365日、自分のタイミングで予約が可能です。また、電話やメールでの予約と比較して気軽に申し込みやすくなっています。さらにRESERVAでは予約のキャンセルも自動で受け付けているため、担当者と利用者、双方の負担の軽減が可能です。
事前カード決済機能
カード決済機能とは、RESERVAのシステムから予約をした際に、事前にクレジットカードで料金を支払える機能です。この機能を活用することで、利用者は予約当日に担当者が訪問した際に会計する必要がなくなります。そのため、利用者が忙しいと考えられる出勤前の時間や子どもを学校に送り出す時間に、会計の手間を無くせます。また、担当者が現金を持ち歩く必要もなく、金銭トラブルを防ぐことにもつながります。
予約リマインドメール機能
リマインドメール機能とは、予約した利用者に対し、事前に予約の詳細を自動通知で再確認する機能です。利用者が予約時間を勘違いしている場合、担当者と利用者の行き違いや直前キャンセルの恐れがあります。仕事や子育てで忙しい利用者に対しリマインドメールを配信することは、利用者の予期せぬタイミングで担当者が訪問してしまうケースの防止が可能です。
家事代行サービスでの導入事例
予約DX研究所では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。家事代行サービス運営者の直接の声は紹介されていませんが、同様のサービスで導入された例が掲載されています。
とにかく使い勝手がいいと感じました。前職でIT業界にいた私から見ても、RESERVAはシステムがとてもしっかりしていて使いやすいと感じています。例えば、ゴールドプランに上げてからは、施術メニューをカテゴリーごとに分けて表示させることができるようになりました。当院はメニューが多いだけでなく、定期的に新メニューを提供するので、予約サイト上でカテゴリーごとにメニューを整理できるのは非常に便利です。
RESERVA活用事例｜悠然堂治療院【鍼灸治療院】インタビュー動画あり
まとめ
今回は、家事代行サービスの運営におすすめの予約システムとして、RESERVAを紹介しました。
RESERVAは、いくつかの料金プランと予約タイプがあり、それぞれの事業に適した料金プラン・予約タイプを選択できます。シンプルでわかりやすいことに加え、機能性も十分に確保されているため、事業者もその顧客もすべての人が快適に利用できる予約システムです。
家事代行サービスの運営にあたり予約システムの導入を検討している事業者は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。