2022年に厚生労働省が発表した「今シーズン（2 0 2 2 / 2 3）の季節性インフルエンザワクチンについて」によると、同年は記録の残る中で過去最多のワクチン供給量が確保されました。
新型コロナウイルス感染症と症状の類似した疾患による医療負荷を緩和することから、2023年度もインフルエンザワクチン接種の需要が高まる予想です。このインフルエンザワクチン接種需要の増加に伴い、クリニック運営側において効率的な予約システムの導入は効果的です。
本記事では、予約システムの導入がインフルエンザワクチン予約にどう影響するか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら解説します。
インフルエンザとは？
インフルエンザワクチンはインフルエンザを予防するためのワクチンであり、インフルエンザウイルスとは急性の呼吸器感染症のことです。症状としては、38℃以上の発熱、頭痛、関節痛、筋肉痛、全身倦怠感に合わせて、のどの痛みや咳などです。
インフルエンザの感染力は高く、感染者の咳やくしゃみなどでウイルスが他者に拡散します。例年、乾燥する冬のシーズンに感染者数が増加し、感染者の中には重篤化するケースもあります。
インフルエンザワクチンにおける課題
インフルエンザワクチン予約の管理において、予約システムを導入しなかった場合、さまざまな損失や負担を被ります。
1.予約の問合せ増加と他業務への影響
インフルエンザワクチンの予約シーズンになると電話対応を含む予約が殺到します。その電話対応によりクリニック内の業務負担が大きくなり、別の業務に支障をきたす事態が発生します。
先述のとおり、2023年度においてインフルエンザワクチン予約件数における増加の見通しです。予約対応のスムーズ化を図るためも、効率的な予約システムを導入することが推奨されています。
2.外国人接種希望者の言語障壁
インフルエンザワクチン予約は、日本に住み始めたばかりで日本語力が十分でない外国人の接種希望者への対応が必要です。ウェブサイト内の言語が日本語のみの場合、外国人の接種希望者にて予約の仕方が伝わらない事態が発生します。
3.接種希望者のキャンセル待ち対応
接種希望者の予約キャンセルが発生した場合は、クリニック内の予約管理に更なる手間がかかります。キャンセル待ちで予約枠を求めている接種希望者への対応などを含めて、予約対応を効率化しない限りクリニック側の手続きに多大な時間が必要となります。
インフルエンザワクチン予約に予約システムを導入するメリット
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数26万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、業界・業種問わず350種類以上の業態で利用されています。
パソコン・スマホ・タブレットに対応しており、最短3分で予約システムを作成できます。管理画面もシンプルでわかりやすいため、初めての予約システムに最適です。予約受付・顧客管理をはじめとする多くの機能がフリープランから利用可能で、診療所を開きたてでも気軽に使うことができます。
→RESERVAで作成されたインフルエンザワクチン予接種のための予約システムのサンプルサイトはこちら
1.外国語対応の実現
予約システムは、作成したウェブサイトの設定言語を外国語に設定が可能です。在日外国人にもインフルエンザワクチンを提供する必要があるため、ウェブサイト内で複数の言語で設定は不可欠となります。
この設定は言語変更のために一からウェブサイト内のコードを変更する必要がないため、ウェブサイト開発に使用する時間の軽減にもなります。
2.予約時間忘れの防止
予約システムを使うと、接種希望者が設定した予約時間の一定時間前に自動でリマインドメールを送信できます。これによって接種希望者側に予約のリマインドが可能になるので、当日の予約時間の勘違いや忘れ防止に結び付けられます。
インフルエンザワクチン接種当日の流れがスムーズになり、万が一のケースによるクリニック側の労力削減にも貢献できます。
3.キャンセル待ちの設定で運営効率化
キャンセル待ち機能によって、急遽予約枠にキャンセルが生じてしまった場合でも、ムダなく効率的に予約枠を埋められます。クリニック側は予約キャンセルの電話対応が不要となるため、従業員の労力削減並びに他の業務へ割りあてる時間の確保にもつながります。
接種希望者にとっては、予約が込み合っている期間であってもキャンセル待ちの予約ができるため、両者にとってメリットがある機能です。
4. 接種希望者へ情報共有
予約システムによって、接種希望者に一括でメール設定が可能になり、予約状況が変化した際や重要事項をタイムリーに共有できます。
予約が込み合う際は、クリニック内の予約管理体制が煩雑がなりがちになります。そのような状況下でも、事前にこのメール設定をしておくことで現場の負担軽減に結び付けられます。
インフルエンザワクチン予約におすすめのRESERVA機能
インフルエンザワクチン予約の運営において、RESERVAを駆使することで予約までの流れと接種希望者への情報共有を効率化することで予約管理をスムーズにできます。
下記以外にもRESERVAにはインフルエンザワクチン接種予約向けの機能がたくさんあります。詳しく知りたい場合は以下をご参照ください。
参考：RESERVA「インフルエンザワクチンやコロナワクチンなどの接種に対応した予約システム」
1.多言語対応機能
多言語対応機能とは、予約サイト内の文言を自動・手動で翻訳できる機能です。設定可能な言語は、日本語、英語、中国語（簡体）、中国語（繁体）、韓国語、タイ語があります。
多言語対応をすることで、日本語力が十分でない外国人接種希望者向けの予約サイトを作成できるため、言語の壁による予約上の問題を緩和できます。特に在日外国人とし大半を占める中国と韓国の言語もRESERVAで実装可能な点が特徴です。
2.予約リマインドメール機能
予約リマインドメール機能とは、予約日の前日午前8時に自動で予約確認メールを送る機能です。接種希望者とのZoomによるオンライン予約においても、予約リマインドメールの自動送信ができます。
慌ただしい状況であっても、接種希望者の予約時間の行き違いを減らすことでクリニック側における負担になります。接種希望者にとっても、予約リマインドメール機能で自身が予約していたことをうっかり忘れてしまう事態の防止です。
3.キャンセル待ち機能
キャンセル待ち機能は、対象予約枠のキャンセルが発生した際にキャンセル待ち申請者に通知メールを手動または自動配信の設定ができます。
この機能は予約枠が空いたタイミングで、キャンセル枠の情報が自動配信で接種希望者に送信が可能です。これにより自身で予約状況を確認する手間を省略につながります。
クリニック側は接種希望者のキャンセル待ち対応の自動化により、キャンセル待ちの電話対応が不要になることがメリットです。このキャンセル待ち機能を活用することで、クリニック内の予約管理の無駄な業務を減らして運営の効率化を図れます。
4.メルマガ配信機能
RESERVAメール機能は対象者に一括で配信ができて、配信日時を指定して顧客にメールマガジン（メルマガ）の配信が可能です。
例えば、このメルマガ機能によって、クリニック内で予約システム受付を開始したことを既存の接種希望者に向けて一斉にメール送信ができます。重要事項を接種希望者に共有する必要がある際にも、この機能で迅速に情報共有が可能になります。
インフルエンザワクチン予約でのRESERVA導入事例
予約DX研究所では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。インフルエンザワクチン予約における運営者の直接の声は紹介されていませんが、似たような業態で、鍼灸院で導入された例が掲載されています。
予想通り、1人で予約をコントロールでき、かんたんに操作できることがわかりました。患者さんにリマインドメールを送って予約忘れを防止できるようになりましたし、患者さんからも好評です。キャンセル操作もかんたんで、安心して利用できるというコメントをいただきます。
‐RESERVA活用事例｜マミ鍼灸院【鍼灸治療院】インタビュー動画あり
まとめ
今回は、インフルエンザワクチン予約におすすめの予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは無料のプランでも多くの機能を利用でき、シンプルで操作がわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人、忙しい方でも使いやすい予約システムです。無料プランも含めた5種類の料金プランがあり、各運用者のニーズに沿って選択できます。また、多言語対応も可能なため、在日外国人のインフルエンザワクチンの予約対応も円滑に対応ができます。インフルエンザワクチン予約に予約システムの導入を検討中の人はぜひ本記事を参考にしてください。