新型コロナウイルスの流行によって、病院や介護施設で入院患者との面会が長らく禁止されてきました。しかし2023年に入り、ウイルスの感染症法上の位置付けが5類に引き下げられたことで、多くの医療施設で面会制限の緩和が広がっています。
さらに、日本集中治療医学会が発表している「COVID-19パンデミック下のPICU面会制限の影響と遠隔面会の有用性：単施設調査紙研究」で、調査対象の患者家族の90％以上が「面会制限解除後も遠隔面会を継続したほうがいいと思う」と回答していることから、今後は対面のみならずオンライン上の面会も需要が高まることが予想されます。
需要が高まる一方、利用者が増えることで医療施設の負担が大きくなることも事実です。また、患者家族にとって面会予約のために医療施設に足を運ぶことも負担になるため、それを軽減するためには予約システムの導入が効果的です。
そこで本記事では、予約システムの導入が面会予約にどう影響するか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら解説します。
面会予約における課題
面会運用において、予約システムを導入しなかった場合、さまざまな損失や負担を被ります。
1.対応時間の限界
電話やメールで予約を受け付けていると、対応が営業時間内に限られ、その場で予約が完了しないため、顧客損失の機会が非常に多くなります。
また、電話をかけることに負担を感じる利用者は、ネット予約に対応していないことが要因となり、予約意欲を下げてしまう可能性があります。
2.利用者情報の管理
面会のためには利用者の個人情報、過去の面会履歴や希望日の空き状況の確認が必要です。
紙やExcelの台帳で管理すると、経営側の負担となり、さらに利用者との齟齬が生じる可能性があります。
3.人為的ミス
利用者の氏名、連絡先、希望日時、患者との関係など多岐にわたる情報の確認が必要です。電話の対応では聞き間違いや入力ミスで利用者の要望と食い違う可能性があります。
またスタッフの人数に限りがあると、電話対応は時間を取り、別の業務に影響しかねません。
面会運用に予約システムを導入するメリット
予約システムが面会運用にもたらすメリットを、RESERVAの機能を例に挙げながら紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数20万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。RESERVAは、業界・業種問わず350種類以上の業態で利用されています。
パソコン・スマホ・タブレットに対応しており、最短3分で予約システムを作成できます。管理画面もシンプルでわかりやすいため、初めての予約システムに最適です。予約受付・顧客管理をはじめとする多くの機能がフリープランから利用可能で、診療所を開きたてでも気軽に使うことができます。
→RESERVAで作成された面会予約のサンプルサイトはこちら
1.24時間365日予約受付可能
予約システムは自動受付のため、24時間365日の予約受付が実現可能です。利用者は興味を持ってすぐに予約ができるため、顧客獲得の機会を逃しません。また、ネット予約は電話予約よりも気軽にでき、負担を感じずに予約できます。
また予約のキャンセルも利用者自身で行えるため、電話での欠席連絡の必要がなくなります。
2.利用者情報の自動蓄積
予約システムは、利用者の情報を自動でデータベース化して一括管理しています。手入力の台帳でかかっていた手間を省略でき、人為的ミスが発生しないため問い合わせやトラブルを未然に防ぎます。
RESERVAには、利用者の記録を画像とともに保存できるカルテ機能があるため、基本的な予約情報に加えて記録したい事柄がある場合にも対応しています。
3.利用者情報の管理
予約システムを導入すると、希望日や連絡先、利用者の個人情報の入力がすべてオンライン上で完結します。スタッフと利用者が直接やり取りすることはないため、予約対応時間が大幅に削減されます。
面会運用におすすめのRESERVA機能
RESERVAには面会運用におすすめの機能が多数搭載されています。
Zoom機能
RESERVA予約システムは、「Zoom（ズーム）」との連携機能が備わっています。RESERVAでオンライン予約が完了すると、予約完了した時点でオンラインミーティングが自動で作成されます。面会の際に必要なURLやパスワードは、予約が完了した時点でRESERVAから利用者へ自動で送信されるため、かんたんにオンライン面会を開始できます。
運用側がわざわざミーティング作成をしたり、パスワードを送る負担が軽減されるため、すぐにオンライン面会を導入する環境が整います。
アンケート機能
シンプルアンケート機能は、予約受付時にアンケート項目を設定できます。アンケートの内容にも制限がないため、目的に応じて様々なアンケートを設定できます。アンケートの実施は、満足度の調査や面接環境の改善につながります。
予約時アンケート機能は、予約受付時に事前アンケートの入力を促す機能です。事前にアンケートを入力してもらうことで、利用者の傾向を理解することや、要望を理解することできめ細かなサービス提供につなげることが可能です。
予約リマインドメール機能
リマインドメール機能は、利用者に予約状況の再確認通知を配信する機能です。予約したことを忘れた利用者の直前キャンセル・無断キャンセルの防止が可能です。
リマインドメールは1週間前や前日などにメール配信を設定できるため、利用者との関係を円滑にしながら、突然のキャンセルを防ぎ、損害を抑制できます。
予約者情報カスタマイズ機能
RESERVA予約システムでは、予約時に氏名（漢字）、氏名（カナ）、メールアドレス、電話番号が入力必須となっていますが、それに加え、定型項目として会社・組織情報、部門名、住所（会社）、住所（自宅）、生年月日、性別、会員番号を全ての料金プランで追加できます。
予約者情報カスタマイズを活用すると、定型項目以外に、管理者側が自由に質問を作成した新規項目を追加することができます。
導入事例
予約DX研究所では、以下のように予約システムを導入した運営者の生の声が紹介されています。
予約が24時間365日受け付けられるようになったことで、予約の手間が省け、今まで以上にカウンセリングや情報提供に注力できるようになりました。当オフィスのサイトからRESERVA予約システムまで到達された方は、ほとんど脱落することなくご予約いただけているため、本当に負担がなくかんたんに予約できるシステムなのだなと思います！
RESERVA活用事例｜東京カウンセリングオフィス【カウンセリングルーム】
まとめ
今回は、面会運用におすすめのRESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは0円から多くの機能を利用でき、操作性もシンプルでわかりやすいため、初めて予約システムを使う人やパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも使いやすいです。無料プランも含めた5種類の料金プランがあり、ニーズにあわせて選択できます。対面面会・オンライン面会それぞれに向いている機能も多数搭載されていて、円滑で快適な運用が可能です。面会運用に予約システムの導入を検討中の人はぜひ本記事を参考にしてください。
