昨今の新型コロナウイルスの流行により、入場者数の調整、管理などで柔軟な対応を求められた記念館。文部科学省の「令和３年度社会教育統計の公表について」によると、全国の博物館の入館者数は2017年度が11万6131人だったのに対し、2020年度は5万2611人と54.7％も減少しました。現在は、ウィズコロナからアフターコロナとなり、通常営業に戻ってきていますが、引き続き予約制を採用する展示施設もあり、今もなお効率的で円滑な運営は求められています。
効率的で円滑な運営は、利用者側、経営者側双方の負担を減らすことに繋がり、双方にとって大きなメリットとなりますが、自分たちの力のみで実現するのは容易ではありません。そこで、そういった課題を解決するために現在、様々な場所で導入されているのが、予約システムです。
本記事では、そんな予約システムの導入が記念館にどう影響するか、予約システム業界1位の業績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら解説します。
記念館予約の課題
記念館運営において、予約システムを導入しない場合、さまざまな損失や負担を被ります。
1.情報管理の手間
記念館の予約を電話やメールで受け付けている場合、その予約内容を、紙やExcelなどで管理する必要があります。その場合、利用者の個人情報や予約時間などを人力で管理する必要があり、手間がかかる上に、ヒューマンエラーの発生にも繋がり、運営側の大きな負担となります。
2.予約対応時間の限界
電話やメールのみでの受付だと、対応が営業時間内に限られてしまいます。そのため、営業時間外に獲得していたであろう顧客の損失に陥ってしまう可能性があります。
また、若い世代では電話対応を負担に感じる利用者が多く、Web予約に対応していないことによる、予約意欲の低下が大いに考えられます。
3.入館制限の負担
予約サイトを用いない場合、入館制限をする際には、運営側に大きな負担がかかります。入館者が上限に達した際に、それを予約者に告知する手段が限られ、知らずに予約してきた予約者に、一人ひとり対応しなければなりません。また、予約者にも、上限に達しているかの確認などの手間をかけてしまいます。
記念館に予約システムを導入するメリット
予約システムが記念館運営にもたらすメリットを、RESERVAの機能を例に挙げながら紹介します。
RESERVA予約システムの特徴
「RESERVA（レゼルバ）」は導入数26万社を超え、国内シェアトップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。業界、業種問わず、あらゆるビジネスモデルに対応しており、350種類以上の業種で利用されています。
パソコン、スマホ、タブレットに対応しており、どのデバイスからも予約や予約確認をすることができます。最短3分で予約システムを作成でき、管理画面もシンプルで分かりやすいため、初めての予約システム作成におすすめです。予約受付、顧客管理をはじめとする多くの機能が0円から利用可能で、気軽に利用することができます。
→RESERVAで作成された博物館のサンプルサイトはこちら
1.事前予約の管理
予約システムを導入することで、希望日や希望時間、利用者の個人情報などのデータを、自動で一元化することができます。そのため、利用者の情報を一目で確認できるだけでなく、人為的ミスを防ぐことにも繋がり、記念館の運営を円滑に行うことができます。
2.営業時間外でも24時間受付が可能
予約システムは自動受付のため、24時間365日の予約受付が可能です。電話やメールに比べて、お手軽に予約可能なうえ、予約可能な日時を一目で確認することができます。
特にRESERVAでは予約のキャンセルや日時変更も、利用者自身がかんたんに行えるため、利用者の負担を更に減らすことができます。
3.入館制限の容易さ
予約システムを導入することで、運営上の大きな負担となっていた入館制限も、かんたんに行うことができます。行列、混雑の未然防止を確実に行うことができるため、安定した記念館の運営を行うことができます。
4.オプションなどの設定
予約システムの中には予約時にオプションを選択できるものがあります。特にRESERVAでは音声ガイドや貸出用車いす、体験コーナーなどのオプションを自由に設定することができます。そういった機能を用いることで、業務の効率化や売り上げの向上を図れます。
記念館に役立つRESERVAの機能
RESERVAには記念館運用におすすめの機能が多数搭載されています。
シンプルアンケート機能
「シンプルアンケート機能」は予約受付時に事前アンケートの入力を促す機能です。
RESERVAでは、アンケートの内容にも制限がないため、施設を知ったきっかけを選択式で聞いたり、予約者の追加の要望を自由記述欄で求めるなど、様々な事前質問を設定することが出来ます。
予約時に記入してもらうことで、トラブルの回避や利用者の要望への事前対応に役立てることができます。
予約リマインドメール機能
「予約リマインドメール機能」とは、予約日の前日午前8時に自動で予約確認メールを送る機能です。
リマインドメールを送ることで、予約者が忘れていた予約を思い出せるため、直前キャンセル、無断キャンセルの防止のみならず、予約者への気遣い、ホスピタリティの向上といった効果もあります。
RESERVAではリマインドメール作成に役立つテンプレートがあらかじめ設定されており、作成時の注意点やポイントなども専用サイトで確認できるため、初心者でもかんたんに利用できることができます。
人数制限機能
RESERVAでは日時ごとの予約上限人数が設定でき、その上限に達した際に、自動的に予約受付が打ち切られます。そのため、入館制限が予約サイト内で自動的に行われ、緊急時、通常時問わず、柔軟な対応を容易に行うことができます。
また、残り予約可能人数が予約者からも確認できるため、予約者からしても便利で使いやすい機能となっています。
オプションメニュー機能
「オプションメニュー機能」とは、予約者がメニューを予約する際、追加のサービスや予約当日に貸し出すことができる備品を選択できる機能です。
オプションは、インターネット回線やガイドツアー、体験コーナーなどのオプションを自由に設定できます。店舗側でオプションメニューの案内をしなくても、予約者に把握させることが可能なため、運営の効率化が実現します。また、オプションメニューごとに金額や数量を設定できるため、売上アップを図ることが可能です。
記念館でのRESERVA導入事例
記念館での導入事例はありませんでしたが、予約DX研究所では、予約システムを導入した運営者の生の声が数多く紹介されています。
実際に利用してみて、元システムエンジニアの目で見ても、ユーザビリティや機能性が高く、非常に優れたサービスだと感じています。
RESERVA活用事例｜サウナンヤルケン【施設、キャンプ場】
まとめ
今回は、記念館の運営におすすめな予約システムとして、RESERVA予約システムを紹介しました。
RESERVAは多くの機能を無料で利用することができるうえ、操作性やデザインがシンプルなため、初心者におすすめの予約サイトです。また、多種多様な機能は記念館に役立つものが多く、効率的で円滑な運用が可能です。予約システムの導入を検討している人は、ぜひ本記事を参考にしてください。
