予約システムの導入で施設管理・備品管理の効率化・省力化を図るには

予約システムの導入で施設管理・備品管理の効率化・省力化を図るには

新型コロナウイルス拡大によって「新しい生活様式」が注目されてからは、シェアオフィスやコワーキングスペースが増えてきました。また、もともと利用の多いフィットネススタジオ、美容院やネイルサロンにおいても、滞在時間の削減や基本業務の効率化が注目されています。そのような施設の予約や備品の管理において、予約システムを活用することで情報をシステム上でスムーズに管理することができます。

今回は、さまざまな施設や備品の予約・管理に予約システムをおすすめする理由について説明します。

施設管理・備品管理とは?

ここではまず、「施設管理」「備品管理」とは何を指すのか、かんたんにご説明します。

施設管理とは?

施設管理とは、「施設のあらゆる機能を管理し、不備なく快適な状態を維持するための業務全般」を指します。具体的には、ビルやホテル、駐車場、昇降機といった設備で「施設管理業務」として取り組まれることが多いです。

備品管理とは?

備品管理とは、「社内で使用する備品の個数や状態を把握できるように管理すること」を指します。社内(施設内)で使用する備品の在庫数を把握し、過不足なく用意することが必要です。

施設管理・備品管理に予約システムが有効な理由とは?

画像引用元:RESERVA公式サイト

施設管理や備品管理に関する情報を紙やエクセルで整理することはできますが、このような方法で情報を管理していくと、施設の予約状況や備品の在庫数をリアルタイムで更新したり、予約の当日キャンセルや当日予約に対応したりすることが難しくなります。また、情報の管理には担当者をつける必要があり、管理形態が煩雑になることも予想されます。

このような問題点は予約システムを活用することで解決します。今回は、予約システムサイト業界1位の実績を誇るRESERVA(レゼルバ)を例に、施設管理や備品管理に予約システムを導入するメリットや活用例についてご紹介します。

施設管理・備品管理予約システムの特徴とメリット

施設または備品の管理についての問題には多くの方が直面すると思います。事業主が抱える問題を解消するために予約システムRESERVA(レゼルバ)は幅広い用途の予約管理に適しています。ここでは具体的に、RESERVAではどのようなことができるのかを紹介していきます。

1.最短3分でオリジナルの予約システム作成

RESERVAでは、アカウント作成から予約システム作成完了まで最短3分で可能で、即日で予約受付ができます。予約システム作成に必要な情報は、RESERVA公式サイト内にある操作マニュアルにて公開されています。また、RESERVA公式YouTubeチャンネルでも操作解説動画が公開されています。

2.オンライン決済

RESERVAでは、初期費用無料・月額無料でVISA / Master / JCB / AMEX / Dinersのカード決済を導入できます。また、RESERVA(レゼルバ)予約システムと連携して「レゼペイ」を利用すると、予約の際に課金決済ができるようになります。

3.予約・顧客管理

RESERVA(レゼルバ)を導入すると、24時間365日いつでも自動で予約受付が可能となります。これは電話予約にはないメリットです。そして、システム内で予約・来店した顧客の情報はすべて自動でデータベース化できます。システム内で設定すると、予約者の氏名、予約履歴、契約履歴、登録日時、会員番号などの情報が一括管理されます。大人数の顧客を抱えている施設にとっては便利な機能といえます。

4.自動メール、メルマガ自動配信

運営する施設によっては、予約日の前日に予約確認メールを送ったり、利用者に定期的にメールマガジンを配信したりする場合があります。RESEVAには予約リマインドメールやメールマガジンの自動配信機能が搭載されているので、その機能を利用することで、予約忘れを防ぐことが可能です。

これまで紹介した機能以外にも、RESERVAではそれぞれの事業に適した機能が搭載されています。こちらの記事とあわせて以下の記事もご覧ください。

【2022年最新版】国内予約システム知名度TOP5を徹底比較!最も評価の高い予約システムは?

施設管理・備品管理予約にRESERVA予約管理システムを導入するには

ここでは実際に予約管理システムRESERVAを導入し、運用するまでの設定方法についてご紹介します。

RESERVA予約システムの設定方法

1.アカウントを作成する

画像引用元:RESERVA公式サイト

RESERVA公式サイトから「新規登録」ボタンをクリックし、登録画面に入ります。利用規約に目を通し、登録したいメールアドレスとパスワードを入力したら、仮登録メールを送信します。

2. ビジネスID、アカウント情報を登録する

画像引用元:RESERVA公式サイト

送られてきたメール本文にある「会員登録用URL」をクリックし、ビジネスIDを登録します。ビジネスID登録では、氏名や電話番号などを登録します。

3. 利用企業、店舗情報を入力する

画像引用元:RESERVA公式サイト

ビジネスIDが登録できたら、利用企業、店舗情報を入力します。ここでは、予約システムのURLに組み込まれる企業コードなどを入力します。確定ボタンを押すと、アカウント作成は完了です。

4.料金プランを選択し、メニュー登録を行う

画像引用元:RESERVA公式サイト 料金プラン

アカウントが作成出来たら、料金プランを選び、メニュー登録を行います。ここでは施設の予約時間、料金、施設・部屋の登録などができます。

RESERVA予約システムでは以下のようにマニュアルが公開されています。また、公式YouTubeチャンネルでも操作に関する動画が公開されています。

マニュアル操作ガイド:Zendeskマニュアル

YouTube:【公式】RESERVA予約システム

施設管理・備品管理予約システムの活用例

予約システムでは施設の予約だけでなく、備品の予約も同時に行うことが可能です。場所の予約だけでなく、その場で使用する物品についても同時に予約することで、重複予約や備品の紛失を防げます。

コワーキングスペース、貸し会議室での備品管理

近年増加傾向にあり注目が集まっているコワーキングスペースやシェアオフィス、貸し会議室、レンタルルームの予約と同時に、その場で使用する備品の予約もシステム上で行えます。そうすればミーティング等が同時に実施されていてもどの団体に何を貸しているのかを把握することができます。

【参考記事】スマートロックと連携できるレンタルルーム予約管理システム3選

フィットネススタジオで利用するレンタル品の備品管理

フィットネススタジオではトレーニングで運動器具等を使用することも多いでしょう。利用者に貸すレンタル品も予約システムを利用することで履歴が残るため、返却がスムーズになり、紛失を防ぐことができます。

【参考記事】【無料で作れる!】フィットネス業界向けのおすすめ予約システム5選を比較紹介!

美容院・ネイルサロンでの予約管理・備品管理

美容院やネイルサロンの場合も、場所の予約に加えてヘアセットやネイルデザインのリクエストをオプションメニューとして設定することで、施設予約と同時にセットに必要な備品の管理もすることができます。

【参考記事】美容院・美容室にとっておすすめ機能満載|RESERVA予約管理システム

ネイルサロンの予約システムおすすめ5選|導入メリットを徹底解説

まとめ

今回は、施設管理や備品管理に予約管理システムを導入するメリットや、システムの導入が想定される施設での活用例について紹介しました。施設管理はあらゆる場所で必要な業務となっています。そういった場所の管理とあわせて備品管理も行うことで、予約状況をスムーズに把握し、省力化を目指すには、予約管理システムの導入がおすすめです。